Privacybeleid

Essentia Natura respecteert jouw privacy!

1. Over ons

Website: www.essentianatura.be
Zaakvoerder: Sofie Peeters
Adres: Stotert 29, 2491 Olmen
Tel.: 0476/035760
E-mail: info@essentianatura.be
BTW: BE0545799204

2. Bescherming persoonsgegevens

Wij nemen de privacy van persoonsgegevens zeer serieus. Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) van 27 april 2016.

Met deze privacyverklaring willen we duidelijk maken hoe we jouw persoonsgegevens eventueel verwerken en wat jouw rechten zijn. Door gebruik te maken van deze website ga je expliciet akkoord met deze privacyverklaring en de verwerking van je persoonsgegevens.

3. Welke gegevens verzamelen we?

Wanneer je bent ingeschreven voor onze nieuwsbrief, je hebt aangemeld voor een workshop en/of cursus, een contact- of intakeformulier hebt ingevuld, een aankoop hebt verricht of andere aanvragen doet voor één van onze producten en/of diensten, zal aan jou gevraagd worden je gegevens in te vullen. We verwerken enkel persoonsgegevens die we nodig hebben en bewaren die slechts tijdelijk. Als we ze doorgeven aan derde partijen, dan sluiten we met hen een verwerkersovereenkomst waarin zij jouw privacy garanderen.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die we op deze website verwerken:

3.1 Online contact- of intakeformulier

Als je een online contact- of intakeformulier invult, bewaren we je voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en het bericht niet op deze website. We laten ze via een SSL-verbinding verzenden naar onze beveiligde mailbox. Dit is nodig om met jou te kunnen communiceren.

G Suite (Google) bewaart je gegevens op servers in de EU en de VS. Google beveiligt je gegevens, maakt deel uit van het EU-U.S. Privacy Shield Framework en respecteert dus je privacy.

Elk jaar wissen we de inzendingen van het contactformulier die meer dan 3 jaar oud zijn, tenzij je inmiddels klant bent. In dat geval houden we ze bij tot 3 jaar nadat je aangaf geen klant meer te zijn.

Je gegevens worden ook tijdelijk bewaard door Akismet (Automattic) om inzendingen van het contactformulier te filteren op spam. Automattic bewaart je gegevens op servers in de EU en de VS. Ze beveiligen je gegevens en hebben een contract met hun onderaannemer voor de transfer van gegevens buiten de EU.

3.2 Nieuwsbrief

Wanneer je je inschrijft op onze nieuwsbrief, bewaren we je voornaam en e-mailadres in Mailchimp om jou de nieuwsbrief te kunnen sturen. Daarnaast verzamelt Mailchimp ook statistieken wanneer je onze nieuwsbrief leest: je browsertype, ID en het aantal keren dat je de nieuwsbrief opent en/of op een link klikt. We gebruiken deze gegevens om de nieuwsbrief te verbeteren of eventuele problemen op te lossen.

Mailchimp beveiligt je gegevens, maakt deel uit van het EU-U.S. Privacy Shield Framework en respecteert dus je privacy.

We houden je gegevens bij tot 1 jaar nadat jij je uitschreef voor de nieuwsbrief. Je kan je eenvoudig uitschrijven via de link onder elke nieuwsbrief.

3.3 Webshop

We gebruiken de door jou aangeleverde gegevens om de bestellingen zo snel en gemakkelijk mogelijk te laten verlopen. Wij zullen je gegevens niet aan derden verkopen en/of verstrekken. Je gegevens zullen uitsluitend aan derden ter beschikking worden gesteld indien zij betrokken zijn bij het uitvoeren van je bestelling.

Bij een betaling in de webshop word je voor de transactie altijd verwezen naar de website van een zogenaamde Payment Processor (Mollie) door middel van een beveiligde verbinding. Meer informatie over het beleid van Mollie vind je hier.

Je betaalgegevens (creditcardnummer, Paypal login of Ideal gegevens) worden niet doorgegeven aan de servers van onze webhost Antagonist b.v. en worden dan ook door Essentia Natura niet opgeslagen. De enige gegevens die we opslaan zijn:

Voor – en achternaam
Om jouw bestelling te leveren aan de juiste persoon
Adres, postcode en woonplaats
Dit adres gebruiken wij voor de correcte levering van jouw bestelling
Telefoonnummer
Mochten wij je willen informeren over je bestelling of op het laatste moment gewijzigde informatie over je product doorgeven dan doen wij dit op bepaalde momenten ook telefonisch. Dit is nooit verplicht om in te vullen.
e-mailadres
Bij elke bestelling ontvang je van ons, zodra wij je bestelling ontvangen hebben, een bevestiging en factuur per e-mail.
IP-adres
Jouw ip-adres wordt bij het plaatsen van je bestelling opgeslagen om misbruik bij betaling te herkennen.

Antagonist b.v. bewaart je gegevens op servers in de EU. Antagonist b.v neemt technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen van Persoonsgegevens en respecteert dus je privacy.

3.4 Afspraken voor diensten

3.4.1 Online systeem

Als je een afspraak maakt via het online systeem op onze website, bewaren we je voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres in de Bookly plugin op onze website. Deze plugin heeft als doel om de afspraak en de dienst/behandeling in te plannen. We laten deze gegevens via een SSL-verbinding verzenden naar onze beveiligde G Suite mailbox. Dit is nodig om met jou te kunnen communiceren.

Elk jaar wissen we de afspraken die meer dan 3 jaar oud zijn.

3.4.2 Papieren inschrijvingsformulieren

Tijdens je eerste afspraak voor een dienst vragen we je om een papieren inschrijvingsformulier in te vullen. De door jou ingevulde gegevens (voor- en achternaam, straat, huisnummer, postcode, gemeente, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel bedrijfsnaam, bedrijfsadres, BTW-nummer en informatie over je dier) brengen we over naar Teamleader, ons beveiligd boekhoud- en CRMsysteem. Hiernaast bewaren we ook een ingescande versie van het inschrijvingsformulier in Teamleader.

We sloten met Teamleader een verwerkersovereenkomst waarin zij jouw privacy garanderen.

Nadat je gegevens en de scan van het inschrijvingsformulier zijn ingebracht in Teamleader, wordt het papieren inschrijvingsformulier vernietigd met een papierversnipperaar.

De gegevens in ons boekhoud- en CRMsysteem (Teamleader) bewaren we tenminste 10 jaar, onder andere om aan al onze wettelijke verplichting te voldoen. Deze gegevens worden binnen 1 jaar na het verlopen van deze verplichting door ons verwijderd.

Als klant van Essentia Natura ontvang je van ons mails waarbij je baat kunt hebben of die je kunnen helpen om meer uit je aangekochte dienst te halen. Het betreft hier onder andere opvolgingsmails, tips voor de (verdere) omgang met je huisdier, verdere afspraken, info naar aanleiding van de afgenomen dienst,…

Je voornaam, naam en e-mailadres, bewaard in ons boekhoud- en CRMsysteem, worden hiervoor gesynchroniseerd met Mailchimp om je deze functionele, niet-commerciële e-mails te kunnen sturen. Je kan je eenvoudig uitschrijven via de link onder elke mail.

Mailchimp beveiligt je gegevens, maakt deel uit van het EU-U.S. Privacy Shield Framework en respecteert dus je privacy.

3.5 Inschrijvingen voor workshops en/of cursussen

Wanneer je inschrijft voor een workshop en/of cursus via de agenda op de website, wordt er een gebruikersaccount voor je aangemaakt op de website. Hierin bewaren we je voor- en achternaam, e-mailadres, geboortedatum, straatnaam, huisnummer, postcode, gemeente, land, telefoonnummer en eventueel je bedrijfsnaam en BTW-nummer. Dit is onder andere nodig om je reserveringen te registreren en om je een overzicht te kunnen bieden van je inschrijvingen op de website. Je wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen in de databank van de website. Enkel jij hebt dus toegang tot dit wachtwoord. Elk jaar wissen we de reserveringen die meer dan 3 jaar oud zijn.

Je kunt je gegevens in je gebruikersaccount zelf ten allen tijde aanpassen via deze link.

De gegevens in je gebruikersaccount worden bewaard door onze webhost Antagonist b.v.

We laten deze persoonsgegevens via een beveiligde verbinding verzenden naar Teamleader, ons boekhoud- en CRMsysteem. De gegevens in ons boekhoud- en CRMsysteem bewaren we tenminste 10 jaar, onder andere om aan al onze wettelijke verplichting te voldoen. Deze gegevens worden binnen 1 jaar na het verlopen van deze verplichting door ons verwijderd.

We sloten met Teamleader een verwerkersovereenkomst waarin zij jouw privacy garanderen.

Als klant van Essentia Natura ontvang je van ons mails waarbij je baat kunt hebben of die je kunnen helpen om meer uit je aangekochte cursus/workshop te halen. Het betreft hier onder andere opvolgingsmails, tips voor de (verdere) omgang met je huisdier, verdere afspraken, info naar aanleiding van de gevolgde cursus/workshop,…

Mailchimp beveiligt je gegevens, maakt deel uit van het EU-U.S. Privacy Shield Framework en respecteert dus je privacy.

De bovenstaande termijnen gelden, mits er voor ons geen verdere wettelijke verplichtingen bestaan de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

3.6 Webinar

Als je je registreert voor één van onze webinars, dan gebruiken we jouw registratiegegevens om jou toegang te geven tot het webinar en dat webinar te optimaliseren. Dat gaat bijvoorbeeld over je e-mailadres, adresgegevens, IP-adres en gegevens m.b.t. je bezoek- en kijkgedrag. Webinargeek – onze partner voor webinars – verwerkt jouw persoonsgegevens binnen de EU. Buiten de EU mogen gegevens alleen worden doorgegeven naar landen met een ‘passend beveiligingsniveau’. Indien er gegevens worden doorgegeven aan derden in de VS, dienen deze derden gecertificeerd te zijn voor het EU-US Privacy Shield.

We gebruiken jouw gegevens ook om je in te schrijven op onze nieuwsbrief. Daarvoor bewaren we je voornaam en e-mailadres in Mailchimp om jou de nieuwsbrief te kunnen sturen. Daarnaast verzamelt Mailchimp ook statistieken wanneer je onze nieuwsbrief leest: je browsertype, ID en het aantal keren dat je de nieuwsbrief opent en/of op een link klikt. We gebruiken deze gegevens om de nieuwsbrief te verbeteren of eventuele problemen op te lossen.

Mailchimp beveiligt je gegevens, maakt deel uit van het EU-U.S. Privacy Shield Framework en respecteert dus je privacy.

We houden je gegevens bij tot 1 jaar nadat jij je uitschreef voor de nieuwsbrief. Je kan je eenvoudig uitschrijven via de link onder elke nieuwsbrief.

3.7 Andere gegevens

Als je klant wordt, dan verzamelen we gegevens die we nodig hebben om het contract uit te voeren en jou facturen te sturen. Dat gaat bijvoorbeeld over je voornaam, achternaam, (bedrijfs)adres, telefoonnummer, e-mailadres en BTW-nummer.

Deze gegevens worden veilig bewaard op o.m. ons adresboek, CRM- en projectmanagementsoftware, tijdsregistratiesoftware, kalender, banksoftware en gebruikersaccount van deze website. Ze worden gedeeld met onze boekhouder indien dat wettelijk vereist is.

4. Welke andere gegevens verwerken we?

4.1 Statistieken (Google Analytics)

Wanneer je naar onze website surft, bewaren we bepaalde gegevens in Google Analytics zoals bijvoorbeeld je browsertype, besturingsprogramma, vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van consultatie, welke pagina’s je bezocht enz. Deze statistieken zijn volledig anoniem. We gebruiken ze om het surfgedrag van bezoekers te analyseren en de website te optimaliseren.

Bij Google Analytics wordt de informatie zo goed mogelijk geanonimiseerd. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet gebruikt. We kunnen je daarom niet persoonlijk herleiden. Meer informatie over het beleid van Google Analytics vind je hier.

We hebben een bewerkersovereenkomst gesloten met Google en zorgen ervoor dat jouw gegevens niet verder worden gedeeld.

4.2 Cookies

4.2.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die je computer opslaat wanneer je een website gebruikt. Ze brengen o.m. informatie over je browsertype, besturingssysteem, geografische locatie en websitebezoek in kaart.

4.2.2 Welke cookies gebruiken we op deze site?

_ga en _gid: analyseren je websitebezoek via Google Analytics
_AVESTA_ENVIRONMENT: noodzakelijk voor het inschrijven op de nieuwsbrief via MailChimp
PHPSESSID: houdt informatie bij over je huidige sessie op de website (bv. of je bent ingelogd en toegang hebt tot beveiligde delen van de website)
woocommerce_cart_hash: bevat informatie over het winkelwagentje en helpt WooCommerce om te weten wanneer de inhoud van het winkelwagentje wordt gewijzigd
woocommerce_items_in_cart: bevat informatie over het winkelwagentje en helpt WooCommerce om te weten wanneer de inhoud van het winkelwagentje wordt gewijzigd
wp_woocommerce_session_: bevat een unieke code voor elke klant zodat WooCommerce de inhoud van het winkelwagentje aan de juiste klant kan koppelen
frm_form[id]_[hash] – deze cookie wordt gebruikt door de contactformulieren. Deze is noodzakelijk voor de functionaliteit van de formulieren

Deze cookies zijn anoniem en slaan geen persoonsgegevens van jou op.

4.2.3 Hoe kan je cookies uitschakelen?

Je kan cookies uitschakelen of verwijderen, al zal onze website in dat geval misschien niet optimaal meer werken. Wil je de instellingen voor cookies toch aanpassen? Dan vind je hier instructies voor verschillende browsers:

5. Social media

Wij willen het voor jou graag zo makkelijk mogelijk maken om de content van onze website te delen via Social Media. Dit kan onder andere door middel van Social Media (share) buttons.

Van de volgende Social Media Platforms hebben wij de buttons geplaatst. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke Social Media platforms om te weten hoe zij omgaan met privacy. Hieronder vind je de verschillende privacy verklaringen:

6. Hoe beveiligen wij jouw bezoek en gegevens?

Deze website wordt beveiligd op 3 niveaus:

Patching dicht proactief softwarelekken zodat hackers zich geen toegang kunnen verschaffen tot je gegevens.
SSL beveiligt jouw verbinding met deze site zodat je gegevens niet kunnen worden onderschept door hackers.
De malware monitoring scant voortdurend op malware en hacking. Vergelijk het met je virusscanner.

7. Welke rechten heb jij?

Als bezoeker en gebruiker heb je rechten die betrekking hebben op je persoonsgegevens. Het zijn en blijven jouw gegevens. Wil je één van die rechten inroepen? Stuur ons dan even een mailtje via het contactformulier. We verwerken je aanvraag binnen 30 dagen nadat jij je identiteit hebt bewezen.

7.1 Recht op informatie

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we verwerken. Op deze website en in deze privacyverklaring doen we er alles aan om dat helder te maken. Heb je toch een vraag? Geef ons dan gerust een seintje.

7.2 Recht op inzage en rechtzetting

Je beschikt over het recht om alle persoonsgegevens die we van jou hebben verwerkt, in te kijken. Eventueel onjuiste of onvolledige persoonsgegevens kan je laten wijzigen of verwijderen.

7.3 Recht op beperking van verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens (tijdelijk) stop te zetten onder deze voorwaarden:

Wanneer we de juistheid van je persoonsgegevens controleren in geval van betwisting.
Wanneer we de aanwezigheid van gronden voor het wissen van je persoonsgegevens beoordelen.
Bij onrechtmatige gegevensverwerking, als je beperking van de verwerking wil i.p.v. stopzetten en wissen.
Als we je persoonsgegevens niet meer nodig hebben en jij ze nodig hebt voor een rechtsvordering.

7.4 Recht om toestemming in te trekken

Je hebt het recht om je op elk moment te verzetten tegen de verwerking van de persoonsgegevens waarvoor je eerder toestemming gaf.

7.5 Recht om je te verzetten tegen automatische besluitvorming

De persoonsgegevens die we via deze website verzamelen, worden niet gebruikt voor automatische besluitvorming.

7.6 Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

Als je je persoonsgegevens wil overdragen naar een andere verwerker, dan bezorgen we jou deze graag in een leesbare vorm.

7.7 Recht om te worden vergeten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen onder deze voorwaarden:

Wanneer je persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld.
Wanneer we je persoonsgegevens enkel hebben verzameld op basis van jouw toestemming.
Wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen dwingende gronden voor de verwerking bestaan.
Wanneer je persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt.
Wanneer je persoonsgegevens gewist moeten worden overeenkomstig een wettelijke verplichting.

7.8 Recht om klacht in te dienen

Ben je van mening dat we jouw persoonsgegevens onrechtmatig hebben verwerkt? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Privacycommissie.

8. Wijzigbaarheid van deze privacyverklaring

Het is mogelijk dat deze privacyverklaring in de toekomst wordt aangepast. Raadpleeg deze daarom regelmatig. Deze privacyverklaring werd laatst gewijzigd op 5 april 2019.